Utvärdering av affärssystem

Beskrivning av ett uppdrag där kundens arbetsprocesser matchades mot funktionerna i två olika affärssystem. Uppdraget var att leverera en utförlig rapport som beslutstöd i valet av affärssystem.

Text: #MagLaGBG

Mer Info om lärande uppdrag

Kunden

Företag som levererar utbildningar med stor del praktiska moment. De har identifierat omvärldsförändringar som kräver att de ökar digitaliseringen av sitt erbjudande. I den processen vill de utvärdera två alternativ till affärssystem (verksamhetsstöd).
Vilket system stödjer deras sätt att arbete på bästa sätt?

 

 

Uppdraget

Rekommendera vilket affärssystem som bäst möter företagets arbetsprocesser, baserat på ett antal huvudkriterier. Skriva en utförlig rapport med väl underbyggd argumentation och källhänvisning.

 

 

Beställningen

Kunden beställde detta uppdraget som en del i ett paket med flera delar.
1. Utvärdera det verksamhetskritiska affärssytemet
2. Utvärdera hur bolaget bäst går mot att erbjuda digitalt lärande
3. Omforma designen av webbsida för ökat fokus på kundnytta och enkel bokning.

Dessutom beställdes option på nedanstående för leverans senare.
4. Starta arbete med sälj och marknad i Socialmedia
5. Skapa säljande berättelser för web, PR-Media och Sociala nätverk.

 

Beställning 80% under under 8 veckor ger lägre timkostnad….

Eftersom uppdraget var en del i ett större paket så började man med att beställa 80% arbetstid från en konsult under 8 veckor (256 h). Därefter en option på fortsättning. Eftersom uppdraget skulle ge förutsättningarna för vilken riktning bolaget skulle gå så krävdes att uppdraget kunde formas utifrån de förutsättningar som man identifierade på vägen.

Bolaget kunde få en lägre timtaxa eftersom man men framförhållning beställde 80% av en konsultens arbetstid under ev viss period. Detta är sällan möjligt om man utan framförhållning beställer en mindre andel av fulltid.

 

 

Genomförande & planering

Grunden i planeringen var att ta reda på hur framtida strategin och arbetsprocesserna i bolaget skall formas utifrån ekonomi, kursadministration, försäljning och omkringtjänster. För att sedan matcha dessa mot funktioner i respektive Affärssystem.

 

Samtal med nyckelpersoner, önskemål, flaskhalsar och hinder…. 

Uppdraget började med samtal med fem av bolagets nyckelpersoner (ledning, ekonomi, kursadministration, försäljning och kringtjänster) att gå igenom hur man arbetade i nuvarande system vilka saker man saknar samt flaskhalsar men har.

 

Systemanalyser, letar lösningar på önskemål och utmaningar….

Därefter bokades demovisningar med systemleverantörernas konsulter för att gå igenom systemets förmåga att matcha Nyckelpersonernas önskemål och läsa deras utmaningar. Demomiljöer sattes upp för att CDAB-konsulten och organisationen skulle kunna utforska möjligheter och begränsningar på egen hand.

 

Nyckelpersonerna kunde fokusera på den dagliga verksamheten…..

Arbetet genomfördes på plats hos kunden under 3 veckors intensivt arbete med hög ”attension” och prioritering av uppdraget från systemleverantörer och nyckelpersonerna i bolaget.
Mycket tid lades tillsammans med leverantörernas konsulter. Men nyckelpersonerna kunde fortsätta fokusera på den dagliga verksamheten, de lade 1 timma på första genomgången, därefter ytterligare en timma utspritt på tre veckor.

 

Resultat, beslutsunderlag med underbyggda källhänvisningar…..

Uppdragets progression och delresultat rapporterades löpande till bolaget ledning och avslutades med en rapport med väl underbyggda resonemang och källhänvisningar för att fungera som beslutstöd åt bolagets styrelse.
Rapporten sammanfattades också i en lättillgänglig management rapport på en A4.

 

 

Framgång & Lärdomar

 

Primära fokusområden…..

När uppdraget definierades lades ett antal primära fokusområden och huvudkriterier som analysen skulle ta avstamp i. Detta är helt centralt för att avgränsa och fokusera uppdraget på rätt sätt.

 

På plats….

I arbetet med att kartlägga bolagets arbetsprocesser var möjligheten att vara på plats för att höra, se och i korta återkommande intervaller, samtala om verksamheten mycket viktig.

 

Brett kompetensspektra…….

I arbetet att utvärdera affärssystemen var förmågan att diskutera över ett brett kompetensspektra avgörande. Systemen sträcker sig från kod för integration mot andra system, publicering på webbsidor, försäljning och marknadsföringsmoduler, leveransmoduler inom pedagogik och upplevelseerbjudanden samt ekonomi, redovisning, kalkylering och ekonomistyrning.

Då vissa funktioner saknades diskuterades utveckling av dessa. I det arbetet var kompetens inom kodning, system utveckling och förhandling användbart.

 

Kopplat till övergripande affärsmodell……

Uppdrag som innefattar utvärdering av verksamhetskritiska system omfattar hela verksamhetens affärsmodell. Har man en verksamhet, eller en omvärld i förändring så kommer denna typ av uppdrag identifiera punkter kopplat till bolagets affärsmodell som behöver behandlas.

 

Tydliga bedömningskriterier……

Att ta fram tydliga bedömningskriterier och prioriterade områden för uppdraget är viktigt. Det möjliggöra avgränsningar och fokus på uppdraget. Därmed avgör det bolagets möjlighet att dra nytta av resultatet.

 

Vikten av att vara konsekvent…..

Vikten i att vara konsekvent i fokus på prioriterade områden och bedömningskriterier gäller även i ledningens slutgiltiga beslut.

Ett vanligt misstag är att i det slutgiltiga beslutet lyfta fram nya kriterier som inte definierats i uppdraget, så som t.ex priset. Paradoxalt nog leder detta misstag ofta till större kostnader eller missade affärer i längden.

 

X